En algunos países, las crisis provocadas por enfermedades o cuestiones sanitarias, sequías o inundaciones ocurren de manera recurrente, pero su impacto varía cada año. La pregunta que surge, por tanto, es cómo planificar mejor una respuesta ante una situación llena de incertidumbre. Esta es la razón por la que un plan de contingencia es efectivo y, por ello, es conveniente conocer cómo diseñar uno propio.
Según la Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres (UNDRR, por sus siglas en inglés), un plan de contingencia es un proceso de gestión que analiza potenciales eventos específicos o situaciones emergentes que podrían amenazar a la sociedad. Estos planes establecen disposiciones por adelantado para proporcionar respuestas oportunas, efectivas y apropiadas a tales eventos y situaciones.
La planificación de contingencias es un proceso en el que las partes interesadas trabajan juntas para identificar posibles escenarios de crisis y desarrollar una comprensión compartida del riesgo. Este estilo de planificación ayuda a establecer un conjunto común de principios y mecanismos para una organización sobre la toma de decisiones durante una potencial crisis.
Es necesario establecer relaciones de colaboración y confianza que puedan conducir al entendimiento con el objetivo de obtener una mejor respuesta en el momento de la emergencia.
Preparación del plan
Para diseñar e implementar un plan de contingencia es importante elegir un equipo colaborativo que incluya expertos de todos los departamentos o unidades relevantes de la organización. También hay que incluir representantes de la sociedad civil si el plan está dirigido a un territorio. Es necesario establecer relaciones de colaboración y confianza que puedan conducir al entendimiento con el objetivo de obtener una mejor respuesta en el momento de la emergencia. En el recuadro se representa el proceso para preparar un plan de contingencia.
Cómo se estructura
El desarrollo de un plan de contingencia puede dividirse en tres secciones principales:
- Plan básico. Proporciona una visión general del enfoque de las instituciones o la empresa para las operaciones de emergencia y describe el propósito, el alcance y la coordinación general de emergencia (información y comunicación, finanzas, logística, etc.).
- Respuestas específicas a contingencias. Se describen el mejor y el peor escenario para la priorización de contingencias, se establecen indicadores de alerta temprana y desencadenantes, y se definen los recursos y funciones requeridos para esos peligros específicos.
- Funciones de apoyo de emergencia. Se describe la ejecución esperada de la misión de la función correspondiente (por ejemplo, comunicación, finanzas, TI, márketing, etc.) y se identifican las tareas asignadas a cada responsable.
La planificación de contingencias es un proceso en el que las partes interesadas trabajan juntas para identificar posibles escenarios de crisis y desarrollar una comprensión compartida del riesgo.
Plan básico
Primero, el plan básico. Necesitamos describir los aspectos importantes de cualquier coordinación de emergencia. ¿Quién tiene la autoridad para activar el plan o para tomar decisiones concretas? ¿Quién debe ser el responsable de la dirección de las diferentes actividades de respuesta (y posibles personas delegadas)? ¿Cómo se hará la coordinación entre ellos? Por ejemplo, en IE University hay un grupo de trabajo formado por representantes de los diferentes departamentos, que se reúnen diariamente y se coordinan para tomar decisiones basadas en las nuevas circunstancias.
Además, es importante describir la gestión de la información y la comunicación, es decir, cómo se recopilará, analizará y difundirá. ¿Cuáles son los principales mecanismos utilizados para identificar y evaluar las necesidades de tu comunidad, tus clientes o tu personal? ¿Cuáles son los mecanismos de alerta y advertencia en la institución?
Igualmente, es muy importante definir las posibles fuentes financieras de emergencia y los mecanismos de logística y gestión utilizados para identificar y adquirir recursos por adelantado y durante las operaciones de emergencia, especialmente para superar las brechas en nuestra capacidad. ¿Qué recursos son necesarios? ¿Cuáles están disponibles? ¿Cuáles son los diferentes procesos, responsables y plazos para asignarlos?
Finalmente, debemos conocer los principales aspectos y factores de nuestro riesgo. ¿Cuál es la ubicación, intensidad, frecuencia y probabilidad del principal o los principales peligros? ¿Cómo es nuestra exposición y vulnerabilidad? ¿Cuáles son los principales mecanismos y capacidades que tenemos para afrontarlos?
Respuestas específicas
En segundo lugar, analizaremos las respuestas específicas a contingencias. Necesitamos proporcionar detalles del probable impacto o impactos y las consecuencias negativas de la contingencia, es decir, las características de los diferentes escenarios potenciales, incluida la cantidad de personas afectadas de diferentes grupos de población y los distintos efectos negativos y pérdidas para la sociedad o para la institución o empresa. Conocer las pérdidas permite hacerse una idea clara de la magnitud del probable impacto y estimar una serie de supuestos de planificación para las posibles necesidades, tanto en términos de capacidad de respuesta como de recursos. Será muy importante realizar la planificación no solo para un escenario probable, sino también para un escenario no deseable.
Esta sección también debe proporcionar indicadores de alerta temprana y desencadenantes de acción específicos basados en tiempos de inicio realistas para intervenciones de emergencia. Se deben identificar varios posibles indicadores de alerta temprana, cuantitativos o cualitativos, y mecanismos de aviso para cada respectivo escenario; por ejemplo, diferentes niveles en un estado de alarma y cómo afectarían a la sociedad o la empresa.
Será muy relevante proporcionar información sobre los recursos necesarios para responder a la emergencia de acuerdo con el escenario establecido.
Finalmente, es necesario indicar qué funciones de apoyo de emergencia se activarán para cada escenario específico.
Será muy importante realizar la planificación no solo para un escenario probable, sino también para un escenario no deseable.
Funciones de apoyo
Finalmente, en tercer lugar, hay que tener en cuenta las funciones de apoyo de emergencia. Es necesario definir las funciones operativas críticas para una respuesta de emergencia. Cada una de ellas describe los procesos, roles y responsabilidades que los correspondientes departamentos o partes interesadas deben asumir para prepararse y para lograr una recuperación temprana ante una probable situación de crisis. Estas funciones se centran en las responsabilidades, tareas y acciones operativas específicas que se necesitan, con la posibilidad de tener diferentes funciones según el contexto. En el caso de un gobierno nacional, podrían ser defensa, salud, transporte y movilidad, asuntos exteriores o economía, entre otros; en el de una empresa de ventas, podrían ser márketing, comunicación, finanzas o TI; y, en el de una universidad, podrían ser admisiones, profesorado y enseñanza, comunicación con los estudiantes, etc.
Cada función de apoyo de emergencia debe incluir una lista de verificación de acciones que identifique y describa aquellas que se deben poner en marcha durante el momento de la emergencia (respuesta y recuperación temprana) y las actividades emprendidas antes del incidente para el evento (preparación)
Dinamización y actualización regular
Para finalizar, la planificación de contingencias debe adaptarse a la situación actual, tal como estamos viendo con el brote de COVID-19. Como parece que esta situación se prolongará durante varios meses, las instituciones y las empresas deben diseñar y probar sus procesos de planificación de contingencias. Esto les permitiría un uso eficiente, efectivo y equitativo de los recursos.
La situación es incierta y los escenarios potenciales son numerosos. Aunque se esté respondiendo a la emergencia actual, aún podemos pensar en escenarios potenciales para un futuro cercano. Puede que esta no sea la tradicional planificación a largo plazo, pero tendremos que adaptarnos a una planificación de contingencias.
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